οπτική ταυτότητα αποφάσεων δημοτικού συμβουλίου

66/2021 Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου

Αποφάσεις Δημοτικού Συμβουλίου
Δήμος Σικυωνίων

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

ΝΟΜΟΣ ΚΟΡΙΝΘΙΑΣ

ΔΗΜΟΣ ΣΙΚΥΩΝΙΩΝ

ΔΗΜΟΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

 

Από το πρακτικό της 6ης/24-05-2021  ΤΑΚΤΙΚΗΣ  Συνεδρίασης του Δημοτικού Συμβουλίου

( μέσω  Τηλεδιάσκεψης).

Αρ. Απόφασης:  66/2021

Περίληψη: Έγκριση «Κανονισμού Λειτουργίας Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων“ΙΡΙΔΑ”του Δήμου ΣΙΚΥΩΝΙΩΝ».

 

Στο  Κιάτο και στο Δημοτικό Κατάστημα σήμερα την 24η  του μηνός Μαΐου  έτους 2021 ημέρα Δευτέρα    και ώρα 20:00  συνήλθε σε  Τ α κ τ ι κ ή    Σ υ ν ε δ ρ ί α σ η   μέσω Τ η λ ε δ ι ά σ κ ε ψ η ς το Δημοτικό Συμβούλιο του Δήμου Σικυωνίων, μετά την  αριθ. 4763/20-5-2021, έγγραφη πρόσκληση, του Προέδρου κ. Σκαρμούτσου Νικολάου, η οποία  επιδόθηκε (σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 3852/2010 άρθρο 67, όπως αυτό αντικαταστάθηκε με το άρθρο 74 του Ν.4555/2018 σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 10 της Πράξης Νομοθετικού Περιεχομένου (ΠΝΠ) «Κατεπείγοντα μέτρα αντιμετώπισης των αρνητικών συνεπειών της εμφάνισης του κορωνοιού Covid-19 και της ανάγκης περιορισμού της διάδοσής τους» (ΦΕΚ Α΄ 55/11-03-2020) ,  τις υπ’αριθμ.πρωτ.18318/13-03-2020 και  αριθ. 40/2020 εγκυκλίους του Υπουργείου εσωτερικών) καθώς και τις αριθ. 426/13-11-2020 εγκυκλίου  σε κάθε ένα Δημοτικό Σύμβουλο  και στο Δήμαρχο, ο οποίος και παραβρέθηκε.  Ακολούθως διαπιστώθηκε η ύπαρξη απαρτίας, διότι σε σύνολο  27 μελών, βρέθηκαν παρόντα  20 μέλη δηλαδή :

                                                                           ΔΗΜΟΤΙΚΟΙ  ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ

ΠΑΡΟΝΤΕΣ :
1. Σκαρμούτσος Νικόλαος 2. Τσολάκος Γεωργιος 3. Σώκος Δημήτριος 4. Ζάρκος Δημήτριος 
5. Δομετίου Βασίλειος 6. Τσιόγκας Νικόλαος                         7. Μυττάς Ιωάννης    8. Σωτηρόπουλος Ιωάννης
9. Κουτρέτσης Σπυρίδων

 

 10. Aλεξόπουλος Βασίλειος 11. Σαρχάνης Κων/νος 12. Παπαβασιλείου Νικόλαος
13. Λέγγας Μάρκος 14.  Γκούμας Σταμάτιος

 

 15. Γαλάνης Βασίλειος 16. Παπαγεωργίου Δημήτριος
17. Μαστοράκης Δημήτριος 18. Κατσιμπούλας Αντώνιος 19 . Χουσελάς  Ευάγγελος 20.  Νανοπουλος Βασιλειος
       
ΑΠΟΝΤΕΣ:   1 Φιακάς Παναγιώτης  2. Μπακόλιας Παναγιώτης   3. Συριάνος Κων/νος                         
  4. Ζαχαρόπουλος Νικόλαος 5. Θελερίτης Γεώργιος   6. Μπουζιάνη-Τσαντίλα Β
  7.Ρουμπέκας Γεώργιος    
 

ΠΡΟΕΔΡΟΙ  ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ

 
ΠΑΡΟΝΤΕΣ:

 

 1. Δεδάκης Σ. (Καστανέας)    
 ΑΠΟΝΤΕΣ : 1. Λεονάρδου Α. (Σικυώνος- Κιάτου) 2. Σπυρόπουλος Ι. (Διμηνιού) 3. Στάθης Σ. (Μεγ. Βάλτου)
4. Μπεκιάρης Δ. (Φενεού) 5. Κοτούλας  Γεωργ.(Μουλκίου) 6. Τυρλής Α. (Λαλιωτίου) 7. Δρίμας Ι. (Δροσοπηγής)
8. Μαγκλάσης Χρ. (Αρχ. Σικυώνα) 9. Μιχόπουλος  Ιωαν. (Κ. Διμηνιού 10. Παπαγεωργόπουλος Νικ.      (Κεφαλαρίου) 11.Μηλιώτης Γ. (Μικ. Βάλτου)
12. Σκούπας Α. (Μποζικών) 13. Ρήγας Ι. (Βελίνας) 14. Τρίμης Αναστάσιος (Κλημεντίου) 15. Παναγόπουλος (Πανοράματος)
16. Νικολάου Ν. (Σουλίου) 17. Ράπτης Ν. (Καισαρίου) 18. Κοτσίρης Β. (Στενού) 19.Σταθακοπουλος Κ.(Παραδεισίου)
20.Καρατζάς Σ. (Στυμφαλίας) 21. Καλαντζής Π. (Γονούσας) 22. Παπακωνσταντίνου Η.(Τιτάνης) 23. Παπουτσής Α. (Αρχ. Φενεού)
24. Κουλούκης Σ. (Μεσινού) 25. ΡαφτόπουλοςΚ. (Κρυονερίου) 26. Γκορίτσας Δ. (Ματίου) 27. Σελέκος Κ. (Καλλιάνων)
28. Τζελέπης Δ. (Ψαρίου) 29. Τζιώρης Γ. (Μοσιάς) 30. Δρόλιας Πανταζής-Παντελής  (Κυλλήνης) 31. Τσετσώνης Π. (Κ. Ταρσού)
32. Παπαδόπουλος Θεοδόσιος  (Ασπροκάμπου) 33.Αθανασούλης Ι. (Λαύκας) 34. Στριφτόμπολας  Αργ. (Γκούρας)
35.Ραφτόπουλος Παν. (Πασίου)    
ΑΠΟΧΩΡΗΣΗ : 1. Λέγγας Μάρκος  και  2. Γαλάνης Βασίλειος  αποχώρησαν κατά την συζήτηση του 2ου θέματος.  

Στην συνεδρίαση παρευρέθηκε η τακτική υπάλληλος κ. Ειρήνη Π. Πρόβου για την τήρηση των πρακτικών.

 

Θέμα  1ο   ημερήσιας διάταξης

 

Ο Πρόεδρος κήρυξε την έναρξη της Συνεδρίασης και στο 1ο θέμα της ημερήσιας διάταξης με τίτλο: « Έγκριση «Κανονισμού Λειτουργίας Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων“ΙΡΙΔΑ”του Δήμου ΣΙΚΥΩΝΙΩΝ», οΠρόεδρος του Δημοτικού Συμβουλίου κ. Σκαρμούτσος Νικόλαος, εισηγούμενος το θέμα,  έθεσε υπόψη του Συμβουλίου:

Α. Την από12-5-2021 εισήγηση του Τμήματος Προγραμματισμού Οργάνωσης και Πληροφορικής του Δήμου Σικυωνίων  η οποία έχει ως ακολούθως :

 

ΔΗΜΟΣ ΣΙΚΥΩΝΙΩΝ                                                         ΠΡΟΣ: ΤΜΗΜΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ

ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ                                                         ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ, ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

ΙΑΚΙΝΗΣΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ << ΙΡΙΔΑ>>:

Έχοντας υπόψη τις διατάξεις:

α. Του νόμου 3979/2011 (ΦΕΚ Α’ 138) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις», και ιδίως των άρθρων 1, 12,13, 14, 17 και 22, όπως ισχύουν. β. Του νόμου 3861/2010 (ΦΕΚ Α’ 112) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις», όπως ισχύει.

γ. Του νόμου 3584/2007 (ΦΕΚ Α’ 143) «Κώδικας Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων», όπως ισχύει.

δ. Του νόμου 2690/1999 (ΦΕΚ Α’ 45) «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας», και ιδίως των άρθρων 3, 5 και 11, όπως ισχύουν.

ε. Του νόμου 2472/1997 (ΦΕΚ Α’ 50) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα», όπως ισχύει.

στ. Του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας του Δήμου Σικυωνίων όπως τροποποιήθηκε και ισχύει (ΦΕΚ 1398Β/25-04-2018).

ζ. Του π.δ. 150/2001 «Προσαρμογή στην Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές» (Α’ 125)

η. Της απόφασης ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/23.4.2012 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ Β’ 1317).

θ. Tης απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης <<Κύρωση  Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10.4.2012 (ΦΕΚ Β’ 1301).

  1. Τον Κανονισμό Επικοινωνίας των Δημοσίων Υπηρεσιών (Ιανουάριος 2003).
  2. Την με αριθμ. 8551/22-03-2018 υπουργική απόφαση «Ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων του Υπουργείου Εσωτερικών» (ΦΕΚ Β’ 1087).
  3. Την υπ’ αριθμ. Πρωτ. 19483/23-3-2020 εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών περί διακίνησης αλληλογραφίας…μέσω <<ΙΡΙΔΑ>>
  4. Το υπ΄ αριθμ. Πρωτ. 29553/15-5-2020 έγγραφο Υπουργείου Εσωτερικών περί διάθεσης ΙΡΙΔΑΣ στο Δήμο Σικυωνίων
  5. Το υπ’αριθ. Πρωτ. 35094/6-6-2020 έγγραφο Υπουργείου Εσωτερικών περί διάθεσης Συστημάτων Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων με την ΙΡΙΔΑ.
  6. Το από 30/09/2020 μνημόνιο συνεργασίας μεταξύ του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας, του Υπουργείου Εσωτερικών και του Δήμου Σικυωνίων για την υλοποίηση του έργου: «ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ (Π.Σ.) ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ “ΙΡΙΔΑ” ΣΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΙΚΥΩΝΙΩΝ».
  7. Την ανάγκη ρύθμισης των λεπτομερειών που αφορούν τους όρους ασφαλείας και τις προϋποθέσεις παροχής των αναγνωριστικών και διαπιστευτηρίων και εν γένει την ταυτοποίηση και την επιβεβαίωση ταυτότητας (αυθεντικοποίηση) των χρηστών του ΠΣ «ΙΡΙΔΑ», καθώς και τους όρους ασφαλείας που πρέπει να τηρούνται για τη διαχείριση και διακίνηση των μέσω αυτού παραγόμενων και διακινούμενων εγγράφων.
  8. Το σχέδιο κανονισμού λειτουργίας που μας απεστάλη από τη Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείο Εσωτερικών.

Ε Ι Σ Η Γ Ο Υ Μ Α Σ Τ Ε

την έγκριση του Κανονισμού Λειτουργίας Πληροφοριακού Συστήματος Πρωτοκόλλου και Ηλεκτρονικής Διακίνησης (ΣΙΔΕ) ΙΡΙΔΑ, εισερχομένων και εξερχομένων  εγγράφων του Δήμου Σικυωνίων σύμφωνα με το συνημμένο σχέδιο.

Ο Αντιδήμαρχος

Προγραμματισμού Οργάνωσης και Πληροφορικής

Βασίλειος Ι. Δομετίου

 

Β. Τον συνταχθέντα Κανονισμού Λειτουργίας Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων “ΙΡΙΔΑ” του Δήμου Σικυωνίων .

 

Με βάση τα παραπάνω ο Πρόεδρος κάλεσε το Συμβούλιο να αποφασίσει σχετικά .

Το Δ.Σ. αφού έλαβε υπόψη του:

  • την ισχύουσα Νομοθεσία,
  • την Πράξη Νομοθετικού Περιεχομένου(ΦΕΚ Α΄ 55/ 11-03-2020) ,
  • το Μνημόνιο Συνεργασίας ,
  • την από 12-5-2021 εισήγηση του Τμήματος Προγραμματισμού Οργάνωσης και Πληροφορικής του Δήμου
  • τον Κανονισμού Λειτουργίας Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων “ΙΡΙΔΑ” του Δήμου – και
  • τη διαλογική συζήτηση των μελών του, ως τα ηχογραφημένα και απομαγνητοφωνημένα πρακτικά,

 

Α π ο φ α σ ί ζ ε ι   Ομόφωνα

 

Α. Ε γ κ ρ ί ν ε ι,  τον Κανονισμού Λειτουργίας Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων “ΙΡΙΔΑ” του Δήμου Σικυωνίων ο οποίος έχει ως ακολούθως :

Κανονισμός Λειτουργίας

Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων

“ΙΡΙΔΑ”

του Δήμου ΣΙΚΥΩΝΙΩΝ

 

 

Η Ίρις ήταν κατά την ελληνική μυθολογία δευτερεύουσα θεότητα του Ολύμπου,                     αναφερόμενη και ως μία από τις Άρπυιες. Ήταν κόρη του Θαύμαντα και της

Ωκεανίδας Ηλέκτρας, κατά τον Ησίοδο, και αδελφή των Αρπυιών Ωκυπέτης

και της Αελλούς ή κατ΄ άλλη εκδοχή της Άρκης, την οποία τιμώρησε ο Δίας διότι

κατά την Τιτανομαχία βοήθησε τους Τιτάνες.

 

Ανήκε στην ακολουθία των θεών με καθήκοντα αγγελιαφόρου, όμοια με

εκείνα του θεού Ερμή.

 

 

 

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

 

ΠΙΝΑΚΑΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ……………………………………………………. Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης.

Άρθρο 1………………………………………………………………………………………………………………………………… 5

Γενικές Αρχές…………………………………………………………………………………………………………………………. 5

Άρθρο 2………………………………………………………………………………………………………………………………… 5

Πεδίο Εφαρμογής……………………………………………………………………………………………………………………. 5

Άρθρο 3………………………………………………………………………………………………………………………………… 5

Το Πληροφοριακό Σύστημα “ΙΡΙΔΑ”……………………………………………………………………………………………… 5

Άρθρο 4………………………………………………………………………………………………………………………………… 6

Ορισμοί………………………………………………………………………………………………………………………………… 6

Άρθρο 5………………………………………………………………………………………………………………………………… 6

Χρήστες του Π.Σ. – Διαδικασία Αυθεντικοποίησης……………………………………………………………………………. 6

Άρθρο 6………………………………………………………………………………………………………………………………… 8

Διαχειριστής του Συστήματος……………………………………………………………………………………………………… 8

Άρθρο 7………………………………………………………………………………………………………………………………… 8

Πύλες του Συστήματος……………………………………………………………………………………………………………… 8

Άρθρο 8………………………………………………………………………………………………………………………………… 8

Αναγνωριστικά και Προδιαγραφές Μοναδικότητας, Γνησιότητας και Αυθεντικότητας των Παραγόμενων μέσω Π.Σ. Εγγράφων     8

Άρθρο 9………………………………………………………………………………………………………………………………… 9

Χειρισμός Εισερχόμενης Αλληλογραφίας………………………………………………………………………………………. 9

Άρθρο 10…………………………………………………………………………………………………………………………….. 10

Δημιουργία Σχεδίου Ηλεκτρονικού Εγγράφου……………………………………………………………………………….. 10

Άρθρο 11…………………………………………………………………………………………………………………………….. 11

Διακίνηση Ηλεκτρονικών Σχεδίων Εγγράφων – Προσυπογραφή από τη Διοικητική και Πολιτική Ιεραρχία……….. 11

Άρθρο 12…………………………………………………………………………… Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης.

Διακίνηση Ηλεκτρονικών σχεδίων Αποφάσεων Μονομελών Οργάνων – Αριθμοδότηση και Προσυπογραφή από τη Διοικητική και Πολιτική Ιεραρχία………………………………………………………………………………………………………………….. 16

Άρθρο 13…………………………………………………………………………… Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης.

Διακίνηση Ηλεκτρονικών Σχεδίων Εισηγήσεων προς Συλλογικά Όργανα – Προσυπογραφή από τη Διοικητική και Πολιτική ιεραρχία…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 16

Άρθρο 14…………………………………………………………………………………………………………………………….. 12

Προσθήκη Σχολίων στο Σχέδιο του Εγγράφου………………………………………………………………………………… 12

Άρθρο 15…………………………………………………………………………………………………………………………….. 12

Προετοιμασία Εγγράφου για Διεκπεραίωση………………………………………………………………………………….. 12

Άρθρο 16…………………………………………………………………………………………………………………………….. 12

Διεκπεραίωση Εγγράφου – Χορήγηση Αντιγράφων…………………………………………………………………………. 12

Άρθρο 17…………………………………………………………………………………………………………………………….. 13

Διαδικασίες Χορήγησης Αντιγράφων Σχεδίων………………………………………………………………………………… 13

Άρθρο 18…………………………………………………………………………………………………………………………….. 13

Υποστήριξη του Π.Σ………………………………………………………………………………………………………………… 13

Άρθρο 19…………………………………………………………………………………………………………………………….. 14

Προστασία Δεδομένων και Αρχείων…………………………………………………………………………………………….. 14

Άρθρο 20…………………………………………………………………………………………………………………………….. 14

Εφαρμογή της Συμβατικής (Έντυπης) Διαδικασίας………………………………………………………………………….. 14

Άρθρο 21…………………………………………………………………………………………………………………………….. 14

Έναρξη ισχύος και μεταβατικές διατάξεις……………………………………………………………………………………… 14

Άρθρο Τελευταίο…………………………………………………………………………………………………………………… 15

Επικαιροποίηση και Τροποποιήσεις του παρόντος Κανονισμού………………………………………………………….. 15

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α……………………………………………………………………………………………………………………… 15

Εξαιρέσεις και Περιορισμοί στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”……………………….. 15

 

 

Άρθρο 1

Γενικές Αρχές

 

Ο Δήμος Σικυωνίων , σύμφωνα με το από 30.9.2020 Μνημόνιο Συνεργασίας με το Γενικό Επιτελείο Αεροπορίας και το Υπουργείο Εσωτερικών για την υλοποίηση του έργου: «ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ (Π.Σ.) ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ “ΙΡΙΔΑ” ΣΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΙΚΥΩΝΙΩΝ χρησιμοποιεί για τη διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων της και με την επιφύλαξη των οριζόμενων στα επόμενα άρθρα, Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αλληλογραφίας (εφεξής Π.Σ.), το οποίο αξιοποιεί Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) σύμφωνα με τις προβλέψεις του Ν. 3979/2011, όπως ισχύει.

 

Η λειτουργία του εν λόγω Π.Σ. βασίζεται στις ακόλουθες παραδοχές:

  1. Η εισαγωγή ενός Πληροφοριακού Συστήματος με σκοπό την αυτοματοποίηση υφιστάμενων χειρογραφικών διαδικασιών, δεν συνεπάγεται κατ’ ανάγκη την αυτούσια μεταφορά τους αλλά, στο πλαίσιο πάντοτε των απαιτήσεων της ισχύουσας νομοθεσίας, οδηγεί σε εξέταση και επανασχεδίαση αυτών, λαμβάνοντας υπόψη τις νέες δυνατότητες που προσφέρει η εφαρμοζόμενη τεχνολογία.
  2. Ουσιώδεις απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας και του εφαρμοζόμενου ιεραρχικού συστήματος διοίκησης είναι η αποτύπωση στα διοικητικά έγγραφα της επακριβούς βούλησης εκάστου αρμόδιου οργάνου και η διασφάλιση της εμπιστευτικότητας βάσει της ανάγκης γνώσης.
  3. Η ηλεκτρονική διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων του Δήμου Σικυωνίων αναμένεται να ενισχύσει την επιτελική διοίκηση του φορέα, να βελτιώσει την ταχύτητα διακίνησης και έγκρισης των εγγράφων, να ενισχύσει την διαφάνεια, να επαυξήσει την ακεραιότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών, καθώς και να εξοικονομήσει πόρους.

Άρθρο 2

Πεδίο Εφαρμογής

 

  1. Ο παρών Κανονισμός αφορά στην έκδοση και διακίνηση εισερχομένων και εξερχομένων μη διαβαθμισμένων εγγράφων των Υπηρεσιών του Δήμου Σικυωνίων.
  2. Η ισχύς και λειτουργία ειδικών πληροφοριακών συστημάτων που λειτουργούν ήδη δεν θίγεται, εκτός του υφιστάμενου πληροφοριακού συστήματος Πρωτοκόλλου το οποίο αντικαθίσταται πλήρως από το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” και παραμένει σε λειτουργία μόνο στην Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών / Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας για την αναζήτηση παλαιών εγγραφών (ιστορικότητα).
  3. Ο παρών Κανονισμός ισχύει με την επιφύλαξη των κανόνων για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και των εγγράφων στα οποία περιλαμβάνονται ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως αυτά ορίζονται στην κείμενη νομοθεσία.
  4. Από το πεδίο εφαρμογής του παρόντος εξαιρούνται και όλες οι αναφερόμενες στο Παράρτημα Α’ του παρόντος περιπτώσεις.

Άρθρο 3

Το Πληροφοριακό Σύστημα “ΙΡΙΔΑ”

 

  1. Το “ΙΡΙΔΑ” είναι το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων των υπηρεσιών του Δήμου , το οποίο για τη λειτουργία του αξιοποιεί:
    1. Τα δίκτυα όλων των κτηρίων που στεγάζονται υπηρεσίες του Δήμου Σικυωνίων, τα οποία επικοινωνούν μεταξύ τους ασφαλώς μέσω του Δικτύου Δημοσίου Τομέα ΣΥΖΕΥΞΙΣ,
    2. Τα δεδομένα που τηρούνται στη βάση δεδομένων του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (Staff) του Δήμου Σικυωνίων, καθώς και τα δεδομένα που τηρούνται στο αρχείο (ηλεκτρονικό και φυσικό) του Τμήματος Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας (ατομικά στοιχεία προσωπικού, διοικητική υπαγωγή σε οργανικές μονάδες),
  2. Το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” διαθέτει τις εξής δυνατότητες :
    1. Σύνταξη, έγκριση, πρωτοκόλληση και διανομή της εξερχόμενης αλληλογραφίας,
    2. Λεπτομερής καταγραφή των ενεργειών των οργάνων της αλυσίδας των υπογραφών και των σχολίων (παρατηρήσεις, επισημάνσεις, επιφυλάξεις και διαφωνίες) που διατυπώνονται,
  • Μονοσήμαντη σύνδεση κάθε ενέργειας εντός του Π.Σ. με τον χρήστη που την προκάλεσε και ασφαλή χρονοσήμανση αυτής,
  1. Τροποποίηση των περιεχομένων των προς έγκριση εγγράφων από τους εκάστοτε αρμόδιους υπαλλήλους και όργανα της ιεραρχίας, με διακριτό τρόπο για κάθε υπογράφοντα,
  2. Πρωτοκόλληση και διανομή της εισερχόμενης αλληλογραφίας,
  3. Εισαγωγή ψηφιοποιημένων εγγράφων, μέσω σάρωσης αυτών, για περαιτέρω διανομή στις κατά περίπτωση αρμόδιες οργανικές μονάδες ή υπαλλήλους του Δήμου,
  • Ανάθεση εργασιών προς υλοποίηση ενεργειών που απορρέουν από την εισερχόμενη αλληλογραφία και παρακολούθηση-συντονισμό του επιτελικού έργου,
  • Παρακολούθηση σημαντικών θεμάτων, στα οποία είναι δυνατό να συνδεθούν έγγραφα και εργασίες του συστήματος, καθώς και απλά αρχεία δεδομένων,
  1. Ημερολόγιο με ειδοποιήσεις,
  2. Κατάλογο επαφών,
  3. Βιβλιοθήκη σημαντικών ή/και συχνά χρησιμοποιούμενων εγγράφων (νομοθεσία κ.λ.π.),
  • Παρακολούθηση προόδου υλοποίησης στόχων του Δήμου Σικυωνίων.
  1. Η ηλεκτρονική πρόσβαση σε έγγραφα, βιβλίο πρωτοκόλλου, εργασίες, καταχωρήσεις ημερολογίου, επαφές και σημαντικά θέματα, η δυνατότητα εισαγωγής, δημιουργίας και προβολής εγγράφων, καθώς και η δυνατότητα ανάθεσης εργασιών στους χρήστες, βασίζονται στα καθήκοντα εκάστου, όπως αυτά προκύπτουν από τον Οργανισμό του Δήμου Σικυωνίων και τις αποφάσεις τοποθέτησης, ανάθεσης καθηκόντων και αναπλήρωσης, και είναι καταχωρημένα στη βάση δεδομένων του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου , καθώς και στο αρχείο (ηλεκτρονικό και φυσικό) του Τμήματος Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας.

Άρθρο 4

Ορισμοί

 

Για τους σκοπούς του Εσωτερικού Κανονισμού, και συμπληρωματικά προς τους ορισμούς της ισχύουσας νομοθεσίας, ισχύουν και τα εξής :

  • Χρήστης του συστήματος είναι κάθε φυσικό πρόσωπο που έχει δικαίωμα πρόσβασης και χρήσης του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, ανάλογα με το ρόλο που του έχει ανατεθεί, σύμφωνα με το άρθρο 5 του παρόντος.
  • Διανομή ενός εισερχόμενου εγγράφου, είναι η αποστολή του στους αποδέκτες του εντός Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, μετά την εισαγωγή τους στο σύστημα.
  • Διανομή ενός εξερχόμενου εγγράφου είναι η ηλεκτρονική παράδοσή του στους αποδέκτες εντός Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” και στην αρμόδια πύλη εξόδου του συστήματος, μετά την έγκρισή του από τον τελικώς υπογράφοντα. Η εντός Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” διανομή του εξερχομένου εγγράφου δεν πρέπει να συγχέεται με τη διεκπεραίωση του ίδιου εγγράφου, η οποία αφορά την αποστολή του (έντυπη ή ηλεκτρονική) στους ορισθέντες παραλήπτες του εκτός Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  • Ανάθεση εργασίας είναι η εντολή προϊσταμένου προς έναν ή περισσότερους υφισταμένους του για την υλοποίηση συγκεκριμένης ενέργειας, η οποία δίδεται μέσω της σχετικής δυνατότητας του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  • Σημαντικό θέμα είναι κάθε θέμα που ορίζεται ως τέτοιο μέσω της σχετικής δυνατότητας του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, ανάλογα με την κρίση του κάθε χρήστη, στο οποίο είναι δυνατό να συνδεθούν έγγραφα και εργασίες του συστήματος, καθώς και απλά αρχεία δεδομένων, προκειμένου να είναι εφικτή η εύκολη παρακολούθησή του από τον χρήστη και τους λοιπούς χρήστες που τυχόν ορίσει ο ίδιος.
  • Ημερολόγιο είναι το ενσωματωμένο στην εφαρμογή ημερολόγιο, μέσω του οποίου ο χρήστης λαμβάνει ειδοποιήσεις για τις εκκρεμότητές του.
  • Επαφή είναι κάθε φορέας (δημόσιος ή ιδιωτικός) ή πολίτης, ο οποίος αποστέλλει ή έχει αποστείλει αλληλογραφία στο δήμο Σικυωνίων.

Άρθρο 5

Χρήστες του Π.Σ. – Διαδικασία Αυθεντικοποίησης

 

  1. Ενεργοί χρήστες του Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ” καθίστανται αυτοδικαίως όλοι όσοι ανήκουν στο υπηρετούν προσωπικό του Δήμου Σικυωνίων, εφ’ όσον απαιτείται από τη φύση των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί. Ως απαραίτητη προϋπόθεση, το εν λόγω προσωπικό πρέπει να διαθέτει εγκεκριμένη πρόσβαση στο Π.Σ.
  2. Η πρόσβαση κάθε χρήστη στις διαφορετικές λειτουργίες (πρωτοκόλληση, σύνταξη, υπογραφή, διακίνηση κ.λ.π.) του Π.Σ., καθώς και στα επιμέρους έγγραφα που εισάγονται, συντάσσονται και διακινούνται μέσω αυτού, χορηγείται ανάλογα με τη θέση που κατέχει και τα υπηρεσιακά καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί σε διαρκή βάση, δηλαδή ως διοικητικού οργάνου.
  3. Η διαδικασία αναπλήρωσης των προϊσταμένων κατά το άρθρο 100 του ν.3584/07 (Κώδικας Δημοτικών Υπαλλήλων) όπως ισχύει, εφαρμόζεται μέσω της δυνατότητας του Π.Σ.για ανάθεση κάθε συγκεκριμένου ρόλου σε άλλο πρόσωπο από αυτό που τον κατέχει κάθε δεδομένη χρονική στιγμή.
  4. Προ της έναρξης της παραγωγικής λειτουργίας του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” στον Δήμο Σικυωνίων, το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας εκδίδει έγγραφο στο οποίο αποτυπώνεται η ισχύουσα κατάσταση ως προς τους αναπληρωτές των προϊσταμένων όλων των οργανικών μονάδων του Δήμου Σικυωνίων. Το συγκεκριμένο έγγραφο επικαιροποιείται διαρκώς με ευθύνη της ίδιας Διεύθυνσης, ανάλογα με τις εκάστοτε υπηρεσιακές μεταβολές.
  5. Σε περίπτωση προγραμματισμένης απουσίας του, ο προϊστάμενος κάθε οργανικής μονάδας οφείλει, πριν την αποχώρησή του από την υπηρεσία, να αναθέτει μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” το ρόλο του στον νόμιμο αναπληρωτή του. Σε περίπτωση αιφνίδιας απουσίας προϊσταμένου, καθώς και σε κάθε άλλη περίπτωση κατά την οποία δεν έχει ανατεθεί ορθώς ο ρόλος, ωστόσο ο προϊστάμενος απουσιάζει, ο άμεσος προϊστάμενός του ενημερώνει σχετικά το Τμήμα, Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογαριασμό του Δήμου, το οποίο ειδοποιεί σχετικά εγγράφως, μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογαριασμό support@ypes.gov.gr τον διαχειριστή του συστήματος, προκειμένου να προβεί σε ανάθεση του ρόλου του προϊσταμένου που απουσιάζει στο νόμιμο αναπληρωτή του.
  6. Το καθήκον της «γραμματείας» έχουν και αποκτούν μόνο όσοι υπηρετούν στις «πύλες» που προβλέπονται στο άρθρο 7 του παρόντος και οριστούν με απόφαση Δημάρχου . Η ανάθεση του ρόλου «γραμματείας» σε υπάλληλο υπηρεσίας που δεν προβλέπεται στο άρθρο 7 δύναται να πραγματοποιηθεί, κατόπιν αιτήματος της υπηρεσίας αυτής προς την Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών, προκειμένου να εκδοθεί η σχετική απόφαση του Δημάρχου ή του αρμόδιου Αντιδημάρχου του Δήμου Σικυωνίων.
  7. Μετά την έναρξη εφαρμογής του Π.Σ.και στην περίπτωση τοποθέτησης ή/και μετακίνησης υπαλλήλου σε οργανική μονάδα, το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας εισέρχεται στο διαχειριστικό πρόγραμμα του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” και αναθέτει στον υπάλληλο τον προβλεπόμενο ρόλο.
  8. Η πρόσβαση στο Π.Σ. γίνεται μέσω προσωπικού κωδικού πρόσβασης (password) που ορίζεται από τον χρήστη. Ο χρήστης ευθύνεται ατομικά για την προστασία του λογαριασμού του και την ασφαλή φύλαξη του κωδικού πρόσβασής του, προκειμένου να προστατεύεται η αυθεντικότητα της υπογραφής του. Συγκεκριμένα, θα πρέπει να τηρούνται απαρέγκλιτα οι ακόλουθοι κανόνες – διαδικασίες:
    1. Ο υπάλληλος που έχει δικαιώματα απλού χρήστη (user) στον υπηρεσιακό, προσωπικό του Η/Υ, θα πρέπει να εισέρχεται σε αυτόν με τους κωδικούς που του έχουν παρασχεθεί για αυτό το επίπεδο χρήσης του συστήματός του.
    2. Ο υπάλληλος που δεν έχει δικαιώματα διαχειριστή (administrator) απαγορεύεται ρητά να εισέρχεται ως διαχειριστής, μεταβάλλοντας τις ρυθμίσεις του Η/Υ, προσθαφαιρώντας λογισμικό, νόμιμο (αγορασμένο με άδεια χρήσης) ή παράνομο (κλεψίτυπο ή «σπασμένο»). Σε περίπτωση που γνωρίζει τους κωδικούς εισόδου administrator θα πρέπει να γνωρίσει τούτο στον προϊστάμενο της Διεύθυνσης που υπηρετεί και στον προϊστάμενο του Αυτ. Τμήματος Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής.
  • Κάθε χρήστης πρέπει να τηρεί μυστικά τα στοιχεία των προσωπικών λογαριασμών του (όνομα χρήστη και κωδικός) για κάθε ψηφιακή υπηρεσία στην οποία έχει εγγραφεί ως χρήστης με δικαιώματα πρόσβασης ή ανάρτησης. Σε περίπτωση απώλειας κωδικών, εφαρμόζεται η διαδικασία της παρ.9 του παρόντος άρθρου.
  1. Ο χρήστης οφείλει να μην κοινοποιεί σε κανέναν τρίτο, και με κανένα μέσο, προφορικό, γραπτό ή ψηφιακό (τηλεφωνικά, μέσω e-mail κ.τ.λ.) τους προσωπικούς κωδικούς πρόσβασής του στα προαναφερόμενα συστήματα. Οι κωδικοί πρόσβασης θα πρέπει να μην έχουν αποθηκευθεί σε σημεία όπου μπορούν να αποκαλυφθούν (π.χ. σε εκτεθειμένα χαρτιά ή ψηφιακά αρχεία εύκολα προσβάσιμα).
  2. Ο χρήστης δεν πρέπει να παραχωρεί τους προσωπικούς κωδικούς πρόσβασης σε άλλα πρόσωπα (π.χ. συναδέλφους υπαλλήλους ή σπουδαστές που πραγματοποιούν πρακτική άσκηση) προκειμένου να πραγματοποιήσουν υπηρεσιακό έργο επ’ ονόματί του. Υπογραμμίζεται ότι η κατοχή των προσωπικών κωδικών πρόσβασης από άλλο πρόσωπο, είτε εξουσιοδοτημένο από τον χρήστη είτε όχι, συνιστά πλαστοπροσωπία. Ο δε χρήστης που εκχωρεί τους προσωπικούς του κωδικούς εκτίθεται σε σημαντικό κίνδυνο αστικών, ποινικών και πειθαρχικών ευθυνών.
  3. Κάθε χρήστης λαμβάνει μέριμνα ώστε να αλλάζει περιοδικά τους κωδικούς πρόσβασής του σε κάθε ψηφιακό σύστημα που έχει πρόσβαση, να αποφεύγει την χρήση του ίδιου κωδικού σε όλα τα συστήματα και να μην τους καταγράφει, αλλά να τους απομνημονεύει. Οι κωδικοί ασφαλείας συνιστάται να είναι μήκους τουλάχιστον οκτώ (8) χαρακτήρων και να περιλαμβάνουν αλφαριθμητικά (κεφαλαία ή μικρά), αριθμούς και τους ακόλουθους ειδικούς χαρακτήρες: ~ ! @ # $ % ^.
  • Εφόσον περιέλθουν στην κατοχή χρήστη του Π.Σ. τα διαπιστευτήρια άλλου χρήστη οφείλει να ενημερώσει άμεσα αρμοδίως για το γεγονός.
  • Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου—Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας οφείλει να ενημερώνει άμεσα τον Προϊστάμενο του Αυτοτελούς Τμήματος Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής σχετικά με την αποχώρηση/απόσπαση/μετάταξη κλπ. υπαλλήλου από την Υπηρεσία, έτσι ώστε να γίνεται αναστολή των δικαιωμάτων πρόσβασης του υπαλλήλου στις εφαρμογές και τα υπηρεσιακά αρχεία.
  1. Σε περίπτωση απώλειας του κωδικού πρόσβασης ή υπόνοιας υποκλοπής του, ο χρήστης υποβάλλει υποχρεωτικά αυτοπροσώπως και προσκομίζοντας την αστυνομική του ταυτότητα, έντυπη και ενυπόγραφη αίτησή του για την επαναφορά τους (reset), προς το διαχειριστή χρηστών σύμφωνα με το επόμενο άρθρο. Με ευθύνη του διαχειριστή τηρείται αρχείο με όλες τις περιπτώσεις επαναφοράς κωδικών του παρόντος παραγράφου. Επαναφορά κωδικού χωρίς την τήρηση της παραπάνω διαδικασίας απαγορεύεται.

Άρθρο 6

Διαχειριστής του Συστήματος

 

  1. Το Π.Σ. φιλοξενείται σε υποδομές του Υπουργείου Εσωτερικών και τελεί υπό την εποπτεία και διαχείρισή του.
  2. Αρμόδια οργανική μονάδα του Δήμου Σικυωνίων για τη διαχείριση χρηστών του Π.Σ. του άρθρου 2 είναι το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας του Δήμου Σικυωνίων σε συνεργασία με το  αυτ. Τμήμα Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής του Δήμου, καθώς και με τους ορισθέντες Help Desk

Άρθρο 7

Πύλες του Συστήματος

  1. Πύλες του Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ” ορίζονται :
    1. Το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας της Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών (Κεντρικό Πρωτόκολλο),
    2. Η Γραμματεία του Ιδιαίτερου Γραφείου Δημάρχου
  • Η Γραμματεία των Συλλογικών Οργάνων (Δημοτικό Συμβούλιο κτλ)
  1. Η Γραμματεία της Δ/νσης Οικονομικών Υπηρεσιών
  2. Η Γραμματεία του Τμήματος Κοινωνικής Προστασίας, Παιδείας & Πολιτισμού
  3. Η Γραμματεία της Δ/νσης Τεχνικών Υπηρεσιών
  • Η Γραμματεία της Δ/νσης Περιβάλλοντος και Ποιότητας Ζωής
  • Η Γραμματεία του Αυτ. Τμήματος Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής
  1. Το Τμήμα Υποστήριξης Διεύθυνσης Υπηρεσιών Δόμησης
  2. Η “εικονική” Γραμματεία Μελετών (δες σχετικά Παράρτημα Β, “Μελέτες – Πρωτογενή και Τεκμηριωμένα Αιτήματα”)
  3. κάθε άλλος υπάλληλος του Δήμου που εκτελεί χρέη γραμματείας σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην παρ. 6 του άρθρου 5 του παρόντος
  1. Η εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία του Δήμου Σικυωνίων διέρχεται υποχρεωτικά, ανεξαρτήτως τελικού παραλήπτη, μέσω μίας εκ των πυλών που απαριθμούνται στην προηγούμενη παράγραφο. Κάθε έγγραφο που απευθύνεται σε περισσότερους του ενός αποδέκτες, αποστέλλεται από την πύλη εισόδου σε όλους τους αποδέκτες.

Άρθρο 8

Αναγνωριστικά και Προδιαγραφές Μοναδικότητας, Γνησιότητας και Αυθεντικότητας των Παραγόμενων μέσω Π.Σ. Εγγράφων

 

Μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” εξασφαλίζεται η μοναδικότητα και η ασφαλής χρονοσήμανση του εγγράφου, καθώς το κάθε έγγραφο αποκτά τη στιγμή της εισαγωγής του ένα μοναδικό αναγνωριστικό (UID – Unique Document ID), το οποίο είναι μία τιμή που αποτελείται από 12 στοιχεία (byte) και δεν δύναται να μεταβληθεί κατά την διάρκεια της ύπαρξής του. Αποτελεί δε τεκμήριο εγκυρότητας του εγγράφου σύμφωνα με το άρθρο 106 του ν.4604/19 (ΦΕΚ 50Α’).

 

Μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” εξασφαλίζεται η ασφαλής μονοσήμαντη σύνδεση κάθε ενέργειας με συγκεκριμένο χρήστη και η ασφαλής χρονοσήμανση αυτής. Κάθε χρήστης της εφαρμογής θα είναι υποχρεωτικά εγγεγραμμένος στο προσωπικό του Δήμου και θα εισέρχεται στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” μέσω μοναδικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email account), το οποίο αποτελεί και το αναγνωριστικό (όνομα χρήστη) του για το υποσύστημα του παρόχου της εφαρμογής. Το μοναδικό αυτό αναγνωριστικό συνδέεται με το μοναδικό αριθμό που η εφαρμογή έχει αποδώσει στον χρήστη, ώστε ο πάροχος να δύναται να παράγει τα δικαιώματα του χρήστη δυναμικά με χρήση των καθηκόντων, της σχέσης εργασίας, της τοποθέτησης και των λοιπών δεδομένων της ατομικής καρτέλας του χρήστη στην βάση δεδομένων του προσωπικού.

 

Η εφαρμογή και τα υποσυστήματά της επικοινωνούν με χρήση του ασφαλούς πρωτοκόλλου HTTPS. Αναλυτικότερα, γίνεται κρυπτογράφηση με χρήση πιστοποιητικού δημόσιου κλειδιού και τα δεδομένα κρυπτογραφούνται με την χρήση του πρωτοκόλλου Secure Sockets Layer (SSL). Η κρυπτογράφηση που χρησιμοποιείται διασφαλίζει ότι τα κρυπτογραφημένα δεδομένα δεν θα μπορούν να υποκλαπούν από άλλους κακόβουλους χρήστες ή από επιθέσεις υποκλοπής δεδομένων δικτύου.

 

Κάθε έγγραφο που παράγεται και υπογράφεται μέσω του Π.Σ. του άρθρου 3, οφείλει, μετά την έξοδό του από αυτό, να φέρει την προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία υπογραφή ή/και σφραγίδα, ανάλογα με τον τρόπο διεκπεραίωσής του (ηλεκτρονική ή έντυπη).

 

Άρθρο 9

Χειρισμός Εισερχόμενης Αλληλογραφίας

 

Οι υπάλληλοι/χρήστες που υπηρετούν στις Πύλες του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, βάσει του άρθρου 7, είναι αρμόδιοι για τις ακόλουθες, κατά σειρά, ενέργειες για κάθε εισερχόμενο έγγραφο:

  1. Αναζήτηση του αποστολέα του εγγράφου από τον ενσωματωμένο στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” κατάλογο προηγούμενων επαφών.
  2. Καταχώριση του αποστολέα στις επαφές του συστήματος, σε περίπτωση που αυτός δεν ανευρίσκεται κατά την αναζήτηση. Η καταχώριση επαφών θα πρέπει να γίνεται μόνο με το πλήρες όνομα ή τίτλο τους, με κεφαλαίους χαρακτήρες, χωρίς συντομογραφίες και αρχικά, προς αποφυγή διπλότυπων καταχωρίσεων. Εάν πρόκειται για αποστολέα με ξενόγλωσση επωνυμία/όνομα καταχωρείται με ΚΕΦΑΛΑΙΑ και με λατινικούς χαρακτήρες.

Οι πύλες του συστήματος, στο πεδίο «ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ», αναγράφουν μία από τις επιλογές «ΔΗΜΟΣΙΟ», «ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και «ΠΟΛΙΤΗΣ», προκειμένου να οριστεί στο Π.Σ. εάν πρόκειται για φορέα δημοσίου, για ιδιωτική εταιρεία (ατομική και μη) ή για πολίτη. Στο πεδίο «Φορέας/Εταιρία/Ιδιώτης» πρέπει να αναγράφεται ακριβώς ο αποστολέας, όπως αποτυπώνεται στο εισερχόμενο έγγραφο διότι αποτελεί το κλειδί του εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν αποστολέας ενός εγγράφου είναι η Δ/νση Πληροφορικής του Υπουργείου Εσωτερικών, στο πεδίο «ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ» θα αναγραφεί «ΔΗΜΟΣΙΟ» και στο πεδίο «ΦΟΡΕΑΣ/ΕΤΑΙΡΙΑ/ΙΔΙΩΤΗΣ» θα αναγραφεί «ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ – ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ». Εάν αποστολέας είναι η Εταιρεία QAZWSX, στο πεδίο «ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ» θα αναγραφεί «ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και στο πεδίο «ΦΟΡΕΑΣ/ΕΤΑΙΡΙΑ/ΙΔΙΩΤΗΣ» θα αναγραφεί «QAZWSX». Εάν αποστολέας είναι πολίτης, π.χ. Παπαδόπουλος Ιωάννης του Δημητρίου, στο πεδίο «ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ» θα αναγραφεί «ΠΟΛΙΤΗΣ» και στο πεδίο «ΦΟΡΕΑΣ/ΕΤΑΙΡΙΑ/ΙΔΙΩΤΗΣ» θα αναγραφεί «ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ ΙΩΑΝΝΗΣ», και εν συνεχεία στο πεδίο «Επώνυμο» θα αναγραφεί «ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ», στο πεδίο «Όνομα» θα αναγραφεί «ΙΩΑΝΝΗΣ» και στο πεδίο «Πατρώνυμο» θα αναγραφεί «ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ»

  1. Καταχώριση στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” όλων των στοιχείων του εισερχομένου εγγράφου (αριθμός πρωτοκόλλου του αποστολέα, ημερομηνία έκδοσης, θέμα, αποστολέας κ.λ.π.).Η καταχώρηση θα πρέπει να γίνεται με ΚΕΦΑΛΑΙΑ ελληνικά γράμματα, χωρίς τόνους και σημεία στίξης. Σε περίπτωση που το έγγραφο δεν φέρει αριθμό πρωτοκόλλου αποστολέα (π.χ. αίτηση ιδιώτη) ως αριθμός εγγράφου τίθεται το μηδέν (0). Εάν ο ίδιος αποστολέας πρωτοκολλήσει και δεύτερο έγγραφο την ίδια ημέρα, τότε ως αριθμός εγγράφου τίθεται το ένα (1) κ.ο.κ.
  2. Ψηφιοποίηση του εγγράφου:
    1. Στην περίπτωση έντυπου εισερχόμενου εγγράφου, αυτό θα ψηφιοποιείται μέσω σάρωσης με τη χρήση σαρωτή (scanner) και αποθήκευσής του σε μορφή portable document format (pdf). Κατά τη διαδικασία της ψηφιοποίησης, πρέπει να διασφαλίζεται ότι το ηλεκτρονικό έγγραφο που θα προκύπτει από την ψηφιοποίηση του εντύπου θα πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις :
      1. Θα έχει ελάχιστη ανάλυση της ψηφιακής εικόνας 200 εικονοστοιχεία ανά ίντσα (dpi).
      2. Θα ακολουθεί τη διαμόρφωση του πρωτότυπου εντύπου σχετικά με τις διαστάσεις και τις αναλογίες αυτού.
  • Θα περιέχει το σύνολο των χαρακτήρων ή γραφικών που περιλαμβάνονται στο αρχικό έντυπο και δεν θα περιέχει χαρακτήρες ή γραφικά που δεν περιλαμβάνονται σε αυτό.
  1. Στην περίπτωση εισερχόμενου εγγράφου που είναι ήδη σε ηλεκτρονική/ ψηφιακή μορφή :
    1. Εφ’ όσον αυτό είναι ήδη σε μορφή portable document format (pdf), δεν απαιτείται περαιτέρω ενέργεια στο βήμα αυτό.
    2. Εφ’ όσον αυτό είναι σε άλλη μορφή, ιδίως σε μορφή κειμένου (doc, odt), συνιστάται η μετατροπή του σε αρχείο pdf, άλλως αναρτάται ως έχει.
  • Όταν το εισερχόμενο έγγραφο της περίπτωσης αυτής περιέρχεται στον Δήμο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail), το αρχείο που εισάγεται στο Π.Σ., αφού αποθηκευτεί, είναι το ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αφού εκτυπωθεί σε μορφή pdf) και τα τυχόν συνημμένα αρχεία αυτού, τα οποία θα επισυναφθούν επίσης στην πρωτότυπη μορφή τους. Σε περίπτωση που έγγραφο έχει σταλεί ηλεκτρονικά απευθείας σε οργανική μονάδα ή υπάλληλο οργανικής μονάδας που δεν αποτελεί πύλη του Π.Σ. και πρέπει να εισαχθεί στον Δήμο ώστε να χρεωθεί κανονικά , αυτό προωθείται, στην ηλεκτρονική διεύθυνση (e-mail) της αρμόδιας πύλης/γραμματείας (για παράδειγμα αποστέλλεται στο e-mail του Δήμου Σικυωνίων) με θέμα μηνύματος “ΠΡΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ”.
  1. Σε όλες τις περιπτώσεις το ψηφιακό ή ψηφιοποιημένο εισερχόμενο έγγραφο θα αποθηκεύεται με την ακόλουθη πρότυπη ονομασία εγγράφου: Έτος-Αριθμός Πρωτοκόλλου Αποστολέα-Αποστολέας (π.χ. 2019-134354-ΑποκΑττ).

Σε περίπτωση που το έγγραφο δεν φέρει αριθμό πρωτοκόλλου αποστολέα τίθεται η ημερομηνία ως εξής Έτος-Μήνας-Ημέρα-Αποστολέας (π.χ. 2019-05-22-Ιωάννου). Σε περίπτωση που ο ίδιος καταθέτει την ίδια ημέρα περισσότερα του ενός έγγραφα, τότε για κάθε ένα τίθεται επιπλέον αύξων αριθμός στο τέλος (πχ  2019-05-22-Ιωάννου-1, 2019-05-22-Ιωάννου-2, κ.ο.κ)

Σε περίπτωση ψηφιοποίησης εισερχομένων με συνημμένα σχηματίζεται ενιαίο pdf. Σε περίπτωση εισερχομένων e–mail τα τυχόν συνημμένα επισυνάπτονται διατηρώντας την ονομασία και ψηφιακή μορφή που έχουν. (π.χ. αν το συνημμένο είναι σε μορφή xls εισάγεται ως xls χωρίς να προηγηθεί η μετατροπή του σε pdf)

  1. Εισαγωγή του ψηφιακού ή ψηφιοποιημένου εγγράφου στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  2. Αν η ψηφιοποίηση κάποιου εγγράφου είναι αδύνατη ή απαγορεύεται εκ του νόμου, ακολουθούνται οι διαδικασίες του Παραρτήματος Α του παρόντος.
  3. Κοινοποίηση μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” του εγγράφου στον αρμόδιο υπάλληλο της Πύλης για τον χαρακτηρισμό του (χρέωση σε καθ’ ύλην αρμόδια οργανική μονάδα). Η κοινοποίηση δίδει (αυτόματα) στο έγγραφο αριθμό πρωτοκόλλου εισερχομένου εγγράφου τον οποίο παραλαμβάνει ο Αποστολέας.
  4. Αναγραφή του αριθμού πρωτοκόλλου που λήφθηκε μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” (στο προηγούμενο βήμα 7), επί του εντύπου πρωτοτύπου εγγράφου. Εφόσον το έγγραφο λαμβάνει αριθμό Πρωτοκόλλου από το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” αλλά δεν διακινείται μέσω αυτού, επί του έντυπου πρωτοτύπου αναγράφεται “ΕΚΤΟΣ ΙΡΙΔΑ”
  5. Χαρακτηρισμός (Χρέωση) και Διανομή του εγγράφου στις οργανικές μονάδες στις οποίες πρέπει το εν λόγω έγγραφο να διαβιβαστεί/χρεωθεί, είτε προς ενέργεια είτε προς ενημέρωση, με την κατάλληλη σήμανση/επιλογή μέσω του συστήματος, από τον αρμόδιο υπάλληλο της Πύλης.
  6. Ολοκλήρωση της διαδικασίας από την Πύλη με σήμανση ολοκλήρωσης μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.

 

Άρθρο 9Α

Ανάθεση Εργασιών/Υποεργασιών, Παρακολούθηση και Ολοκλήρωση

 

  1. Οι Προϊστάμενοι των διευθύνσεων, αυτοτελών τμημάτων και αυτοτελών γραφείων στους οποίους έχει χρεωθεί έγγραφο (προς ενέργεια ή προς ενημέρωση) έχουν τη δυνατότητα είτε να απαντήσουν οι ίδιοι (ακολουθώντας τα βήματα του άρθρου 10) είτε να αρχειοθετήσουν το έγγραφο είτε να αναθέσουν επ’ αυτού μία ή περισσότερες εργασίες σε ένα ή περισσότερους υφιστάμενους ρόλους ή/και υπαλλήλους.
  2. Εργασίες για ενέργειες: Εφόσον το επιθυμεί, ο προϊστάμενος δημιουργεί από τη σελίδα του εγγράφου μία ή περισσότερες εργασίες για ενέργειες με αποδέκτες όσους από τους υφιστάμενους ρόλους ή υπαλλήλους (ονομαστικά) επιθυμεί. Με τη σειρά του, κάθε υπάλληλος που λαμβάνει εισερχόμενη εργασία μπορεί επ’ αυτής να δημιουργήσει μία ή περισσότερες υποεργασίες. Επισημαίνεται ότι, εάν επιλεχθεί ονομαστικά υπάλληλος για την υλοποίηση εργασίας, αυτός θα έχει πρόσβαση στην εργασία μόνο για όσο διάστημα βρίσκεται στη συγκεκριμένη θέση. Σε περίπτωση που ο χρήστης αλλάξει θέση ή καθήκον παύει να έχει πρόσβαση στην εργασία. Επίσης, πρόσβαση στην εργασία δεν έχουν όσοι άλλοι διαθέτουν το προφίλ αυτό. Ως εκ τούτου, η επιλογή από Προσωπικό (ονομαστικά) συνίσταται μόνο στις περιπτώσεις που εργασία αφορά συγκεκριμένο πρόσωπο σε συγκεκριμένη θέση
  3. Κάθε αποδέκτης εργασίας υποχρεούται, με την ολοκλήρωσή της, να ενημερώνει σχετικά το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” ώστε ο αναθέτων την εργασία να έχει πλήρη εικόνα της εξέλιξης των εργασιών. Σημειώνεται ότι, όταν ολοκληρώνεται μία υποεργασία, δεν ενημερώνεται αυτόματα η κύρια εργασία. Κατά συνέπεια, όταν ένας προϊστάμενος διαπιστώσει ότι όλες οι υποεργασίες που ανέθεσε στα πλαίσια μίας εργασίας ολοκληρώθηκαν, οφείλει με τη σειρά του να επισημάνει ως ολοκληρωμένη την αρχική εργασία
  4. Συνιστάται η χρήση του πεδίου “Υλοποίηση” με προσυμφωνημένες τιμές εντός κάθε διεύθυνσης, ώστε να καθίσταται ευχερέστερη η παρακολούθηση της προόδου κάθε εργασίας και υποεργασίας.
  5. Η παραπάνω διαδικασία ακολουθείται και στην περίπτωση που μια εργασία δημιουργείται εκ του μηδενός (όχι ως εργασία επί εισερχομένου).

Εργασίες για Ενημέρωση: Σε έναν χρήστη μπορεί να αποσταλεί μία εργασία που σχετίζεται με την ενημέρωσή του επί ενός εγγράφου. Στην περίπτωση αυτή επισημαίνεται ότι η ανάθεση της εργασίας πρέπει να γίνεται ονομαστικά (από Προσωπικό). Σε αντίθετη περίπτωση, εάν δηλαδή η χρέωση γίνει σε ρόλο, τότε αυτή σημανθεί ως ολοκληρωμένη μόλις αναγνωσθεί από τον πρώτο υπάλληλο και οι υπόλοιποι υπάλληλοι του ίδιου ρόλου δεν θα δουν ποτέ την εργασία ως νέα εισερχόμενη.

 

Άρθρο 10

Δημιουργία Σχεδίου Ηλεκτρονικού Εγγράφου

 

  1. Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου δημιουργεί το έγγραφο με χρήση επεξεργαστή κειμένου. Στο έγγραφο πρέπει να αναγράφεται πάνω δεξιά μόνο ο τόπος σύνταξης του εγγράφου (εάν απαιτείται) και όχι το λεκτικό «Ημερομηνία» και «Αρ. Πρωτοκόλλου», καθώς το σύστημα αυτόματα, με την πρωτοκόλληση του σχεδίου, αποδίδει και αποτυπώνει τα σχετικά στοιχεία. Επιπλέον, στο παραγόμενο «σχέδιο» ενός εγγράφου (σε μορφή .doc, .docx, κλπ), θα πρέπει να αναγράφεται ΜΟΝΟ ο τελικός υπογράφων (πχ. Δήμαρχος ή Αντ/χος κ.λ.π.,η ιδιότητα του και ονοματεπώνυμο) και ΟΧΙ όλοι οι συνυπογράφοντες της διοικητικής ιεραρχίας . Σε κάθε περίπτωση, η μορφή του αρχείου κειμένου θα πρέπει να παραμένει ίδια με την αρχική σε όλη την πορεία των υπογραφών ανεξαρτήτως του επεξεργαστή κειμένων που χρησιμοποιείται. Συνίσταται, ο επεξεργαστής κειμένου να ρυθμίζεται έτσι ώστε να φαίνεται το ονοματεπώνυμο του συντάκτη του εγγράφου στα μεταδεδομένα του εγγράφου.
  2. Μετά την ολοκλήρωση της σύνταξης του σχεδίου του εγγράφου, αυτό αποθηκεύεται στον ατομικό ηλεκτρονικό υπολογιστή του και αναρτάται στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, όπου ορίζονται περαιτέρω οι ανώτεροι ιεραρχικά υπογράφοντες κατά σειρά (λαμβανομένων υπόψη τυχόν εξουσιοδοτήσεων), υπογράφεται από τον συντάκτη και αποστέλλεται προς αυτούς μέσω του Π.Σ.για προσυπογραφή.
  3. Ο συντάκτης φροντίζει επίσης για την εισαγωγή στο Π.Σ. όλων των συνοδευτικών αρχείων του προς υπογραφή σχεδίου εγγράφου. Ειδικότερα, ο συντάκτης, αξιοποιώντας τις σχετικές δυνατότητες του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, προσθέτει κατά την κρίση του στο κατάλληλο πεδίο («Σχετικά») :
    1. την ταυτότητα εγγράφων που υπάρχουν ήδη αναρτημένα σε ανοιχτά προσβάσιμες δημόσιες βάσεις δεδομένων (όπως ενδεικτικά της Βουλής των Ελλήνων, του Εθνικού Τυπογραφείου ή του προγράμματος «ΔΙΑΥΓΕΙΑ»),
    2. έγγραφα που βρίσκονται ήδη εντός του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” από προηγούμενη αλληλογραφία, επιλέγοντάς τα από την οικεία λίστα,
  • συχνά χρησιμοποιούμενα έγγραφα που τυχόν βρίσκονται ήδη αναρτημένα στη Βιβλιοθήκη του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, εφ’ όσον σχετίζονται με το προς υπογραφή έγγραφο (λ.χ. συχνά χρησιμοποιούμενη νομοθεσία),
  1. Κατόπιν ψηφιοποίησης, όλα τα υπόλοιπα συνοδευτικά έγγραφα του φακέλου, εφ’ όσον αυτά δεν ανήκουν σε κάποια από τις παραπάνω κατηγορίες, τα οποία τηρούνται σε έντυπη μορφή στο αρχείο της υπηρεσίας.
  1. Ευνόητο είναι ότι, προϊόντος του χρόνου χρήσης του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” (και δοθέντος ότι εφεξής σχεδόν το σύνολο της υπηρεσιακής αλληλογραφίας του Δήμου Σικυωνίων θα διέρχεται μέσω του συστήματος), θα αυξάνεται ο αριθμός των εγγράφων που ανήκουν στην ανωτέρω υπό (ii) κατηγορία και θα μειώνονται οι περιπτώσεις στις οποίες θα απαιτείται ο συντάκτης να ψηφιοποιεί και να εισάγει στο Π.Σ. έγγραφα του έντυπου αρχείου, επομένως θα μειώνεται και ο συναφής υπηρεσιακός φόρτος.
  2. Επισημαίνεται ότι όλα τα συνημμένα που έχουν αναρτηθεί στο πεδίο “Σχετικά” (ως άνω παρ.3) θα αποσταλούν αυτόματα σε όλους τους εντός “ΙΡΙΔΑ” παραλήπτες μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”. Ο συντάκτης του εγγράφου καθώς και οι ιεραρχικά υπογράφοντες θα πρέπει να μεριμνούν ώστε, στο πεδίο “Σχετικά”, να μην περιληφθούν έγγραφα που δεν επιθυμούν να αποσταλούν στους παραλήπτες εντός “ΙΡΙΔΑ”.

 

 

Άρθρο 11

Διακίνηση Ηλεκτρονικών Σχεδίων Εγγράφων – Προσυπογραφή από τη Διοικητική και Πολιτική Ιεραρχία

 

  1. Έκαστος υπογράφων κατά την ορισθείσα ιεραρχική σειρά του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου κατά το προηγούμενο άρθρο, λαμβάνει αυτόματα μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” ειδοποίηση για τη λήψη του προς υπογραφή σχεδίου. Για τη λήψη του εγγράφου και τις περαιτέρω επ’ αυτού ενέργειες στις οποίες αυτός προβαίνει (ανάγνωση, επεξεργασία – τροποποίηση, χρέωση για ενέργειες, υπογραφή ή απόρριψη) ενημερώνεται μέσω του Π.Σ.και ο συντάκτης του εγγράφου.
  2. Έκαστος των διαδοχικώς υπογραφόντων δύναται, προ της εκ μέρους του έγκρισης του εγγράφου :
    1. Να προσπελάσει/αναγνώσει το σχέδιο εγγράφου.
    2. Να αποθηκεύσει στον ηλεκτρονικό υπολογιστή του το σχέδιο εγγράφου, προκειμένου να το επεξεργαστεί περαιτέρω, ή να συντάξει εξ αρχής νέο για το ίδιο θέμα, και να το αναρτήσει εκ νέου στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”. Το Π.Σ. αποθηκεύει αυτόματα τις διαφορετικές εκδόσεις του σχεδίου που καταρτίζονται από τους διαδοχικώς υπογράφοντες με συνεχόμενη αρίθμηση (έκδοση 1, 2, 3 κ.ο.κ.) και διατηρεί ιστορικό με το σύνολο των σχετικών τροποποιήσεων και λοιπών ενεργειών (έγκριση εγγράφου, απόρριψη εγγράφου, σχολιασμός κ.λ.π.).
  • Να προσθαφαιρέσει υπογράφοντες ή/και να τροποποιήσει τη σειρά τους.
  1. Να απορρίψει το σχέδιο εγγράφου, στην περίπτωση που υπάρχει διαφωνία ουσίας, προσθέτοντας στο οικείο πεδίο του συστήματος αιτιολογία ή περαιτέρω οδηγίες προς τον συντάκτη. Στην περίπτωση διορθώσεων ήσσονος σημασίας, π.χ. ορθογραφικός έλεγχος ή/και συντακτικές βελτιώσεις, δεν απαιτείται η απόρριψη του εγγράφου, και μπορεί να συνεχιστεί η προώθησή του στα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας με τις σχετικές οδηγίες ή παρατηρήσεις.
  1. Ο κάθε υπογράφων υπογράφει ηλεκτρονικά μέσω του οικείου πεδίου του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” την τελευταία έκδοση του εγγράφου που του τέθηκε υπόψη, είτε εκείνη που του απεστάλη από τον προηγούμενο κατά σειρά υπογράφοντα, εφ’ όσον συμφωνεί με αυτή, είτε εκείνη που δημιουργήθηκε μετά τις τυχόν τροποποιήσεις του. Με την υπογραφή του, το έγγραφο οριστικοποιείται ως προς το δικό του επίπεδο, επομένως δεν μπορεί να επιφέρει σε αυτό καμία αλλαγή, και προωθείται αυτόματα στον επόμενο κατά σειρά υπογράφοντα. Η ηλεκτρονική έγκριση (υπογραφή) ενός εγγράφου μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” ισοδυναμεί με ιδιόχειρη υπογραφή εντύπου εγγράφου και παράγει όλες τις σχετικές έννομες συνέπειες, δεδομένου ότι το τελικό προς διανομή Ακριβές Αντίγραφο του εγγράφου αυτού είναι έγκυρο, σύμφωνα με το άρθρο 106 του ν.4604/2019, εφόσον έχει παραχθεί και διακινηθεί μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  2. Για κάθε υπογράφοντα κατά τη σειρά της διοικητικής και πολιτικής ιεραρχίας ακολουθείται η ανωτέρω διαδικασία.
  3. Επισημαίνεται ότι, σε επίπεδο Εισηγητή, όταν ένα έγγραφο βρίσκεται στην κατάσταση “Πρόχειρο” ή “Προς Υπογραφή”, είναι προσβάσιμο από όλους τους υπαλλήλους με ρόλο Εισηγητή στο ίδιο Τμήμα.

 

 

Άρθρο 12

Προσθήκη Σχολίων στο Σχέδιο του Εγγράφου

 

  1. Άτυπες παρατηρήσεις, επισημάνσεις, ενημερώσεις, υπομνήσεις και ενδοϋπηρεσιακές οδηγίες απλώς πληροφοριακού περιεχομένου, που κρίνεται σκόπιμο να γνωρίζουν οι υπογράφοντες το έγγραφο προς υποβοήθησή τους, καταχωρούνται στο πεδίο «Σημειώσεις» που συνοδεύει το σχέδιο εγγράφου στο Π.Σ..
  2. Οι κατά το άρθρο 32 του Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων “Νομιμότητα υπηρεσιακών ενεργειών” (ν.3584/07), επιφυλάξεις ή διαφωνίες επί της νομιμότητας του σχεδίου εγγράφου, καταχωρούνται στο πεδίο «Σχόλια» του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” που συνοδεύει την κάθε υπογραφή.
  3. Τόσο οι σημειώσεις της παραγράφου 1, όσο και τα σχόλια της παραγράφου 2 ,αποθηκεύονται στο Π.Σ., είναι ορατές σε όλους όσοι έχουν πρόσβαση στο συγκεκριμένο σχέδιο βάσει αρμοδιότητας και διατηρούνται από το Π.Σ. στο διηνεκές.

 

Άρθρο 13

Προετοιμασία Εγγράφου για Διεκπεραίωση

 

  1. Μετά την υπογραφή του σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου από τον τελικώς υπογράφοντα, αυτό αποστέλλεται με αυτοματοποιημένο τρόπο, μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, στον συντάκτη του εγγράφου και θεωρείται ολοκληρωμένο.
  2. Ο συντάκτης (συνηθέστερα ο αρμόδιος εισηγητής), μέσω του Π.Σ., ενημερώνεται για την τελική λίστα αποδεκτών του εγγράφου σύμφωνα με τους δηλωμένους στο Π.Σ. αποδέκτες και πρωτοκολλεί το έγγραφο. Αντλεί το έγγραφο από το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, ενημερώνει επί αυτού τους τελικούς αποδέκτες εφόσον υπάρχουν διαφοροποιήσεις και το αποθηκεύει με τη μορφή «Έτος-Αριθμός Πρωτοκόλλου-Αποστολέας». Το αναρτά στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” αντικαθιστώντας το υπάρχον και το προωθεί στην καθ’ ύλην αρμόδια Πύλη του Π.Σ.προς περαιτέρω διεκπεραίωση. Το τελικό έγγραφο, με τη διανομή του στην Πύλη του Π.Σ., μετατρέπεται με αυτοματοποιημένο τρόπο σε μορφή Portable Document Format (pdf).
  3. (Η παράγραφος καταργήθηκε με την Έκδοση 2/ΧΧ.ΧΧ.2020).
  4. Επισημαίνεται εκ νέου ότι όλα τα συνημμένα που έχουν αναρτηθεί στο πεδίο “Σχετικά” (παρ.3 του άρθρου 10 της παρούσας) αποστέλλονται αυτόματα σε όλους τους παραλήπτες μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.

 

Άρθρο 14

Έγγραφα Αναρτητέα στο Πρόγραμμα “Διαύγεια”

 

Για έγγραφα αναρτητέα στο πρόγραμμα «Διαύγεια» βάσει του ν. 3861/2010 ή/και στο ΚΗΜΔΗΣ, μετά την πρωτοκόλληση και πριν την προώθηση(διανομή) του τελικού εγγράφου στην πύλη του Π.Σ., ο συντάκτης του εγγράφου ή/και οι αρμόδιοι επί του θέματος χρήστες επιμελούνται την ανάρτηση του και προσθέτουν τον Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ) ή ΑΔΑΜ στο έγγραφο. Το αναρτούν στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” αντικαθιστώντας το υπάρχον και το προωθούν στην καθ’ ύλην αρμόδια Πύλη του Π.Σ.προς περαιτέρω διεκπεραίωση.

 

Άρθρο 15

Διεκπεραίωση Εγγράφου – Χορήγηση Αντιγράφων

 

  1. Ο καθ’ ύλην αρμόδιος υπάλληλος της Πύλης του Π.Σ.που παραλαμβάνει το τελικό έγγραφο σε μορφή pdf, το οποίο έχει διαμορφωθεί αυτοματοποιημένα κατά τη διαδικασία του προηγούμενου κεφαλαίου, προβαίνει σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για την διεκπεραίωση του εγγράφου, ανάλογα με την κατηγορία στην οποία αυτό ανήκει.
  2. Για τα κοινά έγγραφα με αποδέκτες εντύπων (φυσικών) εγγράφων ή πολίτες που δεν έχουν δηλώσει διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας :
    1. Το τελικό έγγραφο, όπως έχει παραληφθεί σε μορφή pdf μέσω του Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ” εκτυπώνεται.
    2. Εκδίδεται ακριβές αντίγραφο αυτού, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
  • Αποστέλλεται με συμβατικό τρόπο (πχ ταχυδρομικά, με φυσική παρουσία κτλ.) στους παραλήπτες.
  1. Ολοκληρώνεται η εργασία διεκπεραίωσης του εγγράφου στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  1. Για τα κοινά έγγραφα με αποδέκτες φορείς και πρόσωπα στα οποία εφαρμόζονται τα άρθρα 17 και 21 του ν. 3979/2011 όπως ισχύει :
    1. Το τελικό έγγραφο εξάγεται από το Π.Σ., όπου διατηρείται, στον ηλεκτρονικό υπολογιστή του υπαλλήλου.
    2. Εκδίδεται ακριβές αντίγραφο αυτού με την ψηφιακή υπογραφή του αρμόδιου υπαλλήλου. Η ψηφιακή υπογραφή παραμετροποιείται καταλλήλως ώστε να αναγράφονται η ένδειξη ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ, το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντα και η θέση που κατέχει στον οργανισμό.
  • Αποστέλλεται το έγγραφο στους παραλήπτες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  1. Ολοκληρώνεται η εργασία διεκπεραίωσης του εγγράφου στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  1. Για έγγραφα τα οποία απευθύνονται σε παραλήπτες εντός του Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ”, το έγγραφο διανέμεται σε αυτούς αυτόματα μέσω του Π.Σ..
  2. Τα αντίγραφα που παράγονται μέσω του Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ” επέχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου. Το πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο διατηρείται στην κατοχή του εκδότη και τα αντίγραφα αυτού είναι έγκυρα, σύμφωνα με το άρθρο 106 του ν.4604/2019.
  3. Παρέχεται τέλος η δυνατότητα, να αναρτηθούν στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” τυχόν αποδεικτικά επίδοσης, mail, courier κλπ. σε ψηφιακή μορφή (ή ψηφιοποιημένη μορφή, αφού προηγηθεί η σάρωση τους).
  4. Επισημαίνεται ότι, σε επίπεδο Εισηγητή, όταν ένα έγγραφο βρίσκεται στην κατάσταση “Προς Διανομή”, είναι προσβάσιμο για Πρωτοκόλληση και Διανομή από όλους τους υπαλλήλους με ρόλο Εισηγητή στο ίδιο Τμήμα.

 

Άρθρο 16

Διαδικασίες Χορήγησης Αντιγράφων Σχεδίων

 

  1. Όταν απαιτείται η χορήγηση αντιγράφων σχεδίου εγγράφου, για δικαστική ή οποιαδήποτε άλλη νόμιμη χρήση, εκ των εγγράφων που καταρτίστηκαν και υπογράφηκαν μέσω του Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ”, ο ενδιαφερόμενος υποβάλει γραπτό αίτημα, το οποίο διαβιβάζεται προς την καθ’ ύλην αρμόδια οργανική μονάδα του Δήμου, ήτοι το Τμήμα Διοικητικής Μέριμνας .
  2. Αν το αίτημα εγκριθεί αρμοδίως, το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας εκτυπώνει μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, την τελική ή άλλη προγενέστερη αιτούμενη έκδοση του εγγράφου, καθώς και το σύνολο των εγκεκριμένων στοιχείων του εγγράφου και το τηρούμενο στο Π.Σ. ιστορικό που σχετίζεται με το αιτούμενο αντίγραφο.
  3. Το αιτηθέν αντίγραφο χορηγείται ως εξής:
    1. Βεβαιώνεται η ακρίβεια της εκτύπωσης με την ένδειξη «Ακριβές Αντίγραφο εκ του ηλεκτρονικού συστήματος διακίνησης εγγράφων του Δήμου Σικυωνίων» και τα στοιχεία του βεβαιούντος (συντάκτης του εγγράφου).
    2. Τίθεται η υπογραφή του βεβαιούντος, η ημερομηνία χορήγησης και η στρογγυλή σφραγίδα της υπηρεσίας.
  • Σε περίπτωση που το εκτυπωμένο έγγραφο απαρτίζεται από πολλαπλά φύλλα, διασφαλίζεται, μέσω της κατάλληλης σήμανσης (στρογγυλή σφραγίδα και μονογραφή του βεβαιούντος στις ενώσεις του εγγράφου), η ακεραιότητά του.
  1. Σε περίπτωση που το αντίγραφο ζητείται από δικαστική ή εισαγγελική αρχή, από ελεγκτικό φορέα ή από πειθαρχικό όργανο, είναι δυνατή, εφ’ όσον ζητηθεί, η χορήγηση και ψηφιακού αντιγράφου εκ του Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ”.
  2. Δεν επιτρέπεται οποιαδήποτε άλλη τροποποίηση του περιεχομένου του εγγράφου, πλην των παραπάνω καθοριζομένων. Η ευθύνη ανήκει στην Υπηρεσία που βεβαιώνει την ακρίβεια.

 

Άρθρο 17

Υποστήριξη του Π.Σ.

 

  1. Με μέριμνα των αρμοδίων υπηρεσιών του Δήμου Σικυωνίων (Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης-Ληξιαρχείου-Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας και Αυτ. Τμήμα Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής) θα τηρείται συνεχώς ενήμερη η βάση δεδομένων με τα στοιχεία του οργανογράμματος και του προσωπικού, καθώς και τις μεταβολές αυτού (θέσεις ευθύνης, προσλήψεις, συνταξιοδοτήσεις, αναθέσεις καθηκόντων, άδειες, μετακινήσεις, αποσπάσεις, διαθέσεις, κλπ).
  2. Εξειδικευμένες οδηγίες χρήσης του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” παρέχονται στον Οδηγό Χρήσης που είναι αναρτημένος στην αρχική σελίδα του Π.Σ..
  3. Το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” βρίσκεται εγκατεστημένο στις μηχανογραφικές υποδομές του Υπουργείου Εσωτερικών, δύναται δε, κατόπιν γνωστοποίησης, να μεταφέρεται στις μηχανογραφικές υποδομές άλλου φορέα του Δημοσίου ή στο κυβερνητικό υπολογιστικό νέφος (G-Cloud), εφ’ όσον δεν επηρεάζονται οι επιδόσεις και τα επίπεδα ασφαλείας του Π.Σ..
  4. Το Αυτ. Τμήμα Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής καθίσταται «Help Desk» σε συνεργασία με τους ορισθέντες υπαλλήλους, υπεύθυνο για την υποστήριξη των χρηστών του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”. Κάθε αίτημα τεχνικής υποστήριξης θα πρέπει να αποστέλλεται αποκλειστικά με email στο d-sikyon@otenet.gr περιλαμβάνοντας τα παρακάτω:
    1. Ονοματεπώνυμο και τηλέφωνο επικοινωνίας του χρήστη.
    2. Διεύθυνση/Τμήμα και τη θέση όπου υπηρετεί o χρήστης.
  • Σύντομη περιγραφή του προβλήματος. Εφόσον αφορά σε συγκεκριμένο έγγραφο, θα συμπεριλαμβάνεται το 24ψήφιο αναγνωριστικό του.
  1. Σε περίπτωση αδυναμίας επίλυσης αιτήματος τεχνικής υποστήριξης από το Αυτ. Τμήμα Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής, το αίτημα θα προωθείται από το ως άνω αναφερόμενο Τμήμα στην αρμόδια υπηρεσία υποστήριξης του Υπουργείου Εσωτερικών. Η γνωστοποίηση θα γίνεται αποκλειστικά με την αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος από το «Help Desk» του Δήμου Σικυωνίων στο «Help Desk» του ΥΠΕΣ.
  2. Προτάσεις βελτίωσης που αφορούν σε αναθεώρηση των διαδικασιών του παρόντος, θα διαβιβάζονται στη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών. Οι προτάσεις θα εξετάζονται συγκεντρωτικά σε συνεργασία με τo Αυτ. Τμήμα Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής και, εφόσον εγκριθούν σε επίπεδο Δήμου, θα λαμβάνονται υπόψη για έκδοση αντίστοιχης τροποποίησης.
  3. Προτάσεις βελτίωσης που αφορούν σε τροποποίηση του λογισμικού του Π.Σ., θα διαβιβάζονται στη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών. Αυτές θα συνεξετάζονται με το Αυτοτελές Τμήμα Προγραμματισμού Οργάνωσης και Πληροφορικής και, εφόσον εγκριθούν σε επίπεδο Δήμου, θα αποστέλλονται στο Υπουργείο Εσωτερικών, το οποίο και είναι αρμόδιο, κατόπιν αξιολόγησής τους, να τα επιλύει ή να τα προωθεί προς το ΓΕΑ για υλοποίηση κατά την κρίση του.

Άρθρο 19

Προστασία Δεδομένων και Αρχείων

 

  1. Η διαφύλαξη των δεδομένων που τυγχάνουν διαχείρισης μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” κατά τη διάρκεια της επιχειρησιακής του λειτουργίας από το Δήμο Σικυωνίων είναι ευθύνη του ΥΠΕΣ, κατά το σκέλος που αφορά την ασφάλεια των υποδομών στις οποίες είναι εγκατεστημένο το Π.Σ., και του Δήμου Σικυωνίων, κατά το σκέλος που αφορά την ασφάλεια των υποδομών της μέσω των οποίων οι χρήστες της έχουν πρόσβαση στο Π.Σ., καθώς και για την εφαρμογή πολιτικής καλής χρήσης, προστασίας από πρόσβαση μη πιστοποιημένων χρηστών, καθορισμού των δικαιωμάτων των χρηστών κ.ο.κ.
  2. Το ΥΠΕΣ, σε συνεργασία με το Δήμο Σικυωνίων, οφείλει να λαμβάνει όλα τα απαιτούμενα μέτρα [τήρηση αντιγράφων («Back up»), χρήση σταθεροποιητών τάσεων («ups») κ.λ.π.].

 

Άρθρο 20

Εφαρμογή της Συμβατικής (Έντυπης) Διαδικασίας

 

  1. Από την ημερομηνία που θα καθοριστεί με απόφαση του Δημάρχου, μετά την έγκριση του παρόντος κανονισμού, η διαχείριση όλων των ειδών των εγγράφων του Δήμου Σικυωνίων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος, και με τις εξαιρέσεις και τους περιορισμούς που καθορίζονται στο Παράρτημα Α του παρόντος, γίνεται αποκλειστικά με τη χρήση του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  2. Ο παρών Κανονισμός δεν εφαρμόζεται:
    1. σε περιπτώσεις εξαιρετικά επείγουσας και απρόβλεπτης ανάγκης, που καθιστά αντικειμενικά αδύνατη τη διαχείριση των εγγράφων του Δήμου Σικυωνίων μέσω του Π.Σ. του άρθρου 3,
    2. σε περιπτώσεις εκτάκτων αναγκών προερχομένων από φυσικές ή τεχνολογικές καταστροφές, που καθιστά αντικειμενικά αδύνατη τη διαχείριση των εγγράφων του Δήμου Σικυωνίων μέσω του Π.Σ., οπότε ακολουθείται η συμβατική (έντυπη) διαδικασία.
  3. Η συνδρομή των προϋποθέσεων της περίπτωσης (i) του προηγούμενου εδαφίου διαπιστώνεται με έγγραφη οδηγία του Δημάρχου/Αντιδημάρχου αυτ. Τμήματος Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής του Δήμου Σικυωνίων ή του Διευθυντή Διοικητικών Υπηρεσιών, κατόπιν εισήγησης της αρμόδιας υπηρεσίας, στην οποία ορίζεται ο ακριβής χρόνος έναρξης και λήξης της αναστολής χρήσης του Π.Σ. του άρθρου 3, ενώ για την περίπτωση (ii) δεν απαιτείται η έκδοση οδηγίας και η εξαίρεση συντελείται αυτοδίκαια.

 

Άρθρο 21

Έναρξη ισχύος και μεταβατικές διατάξεις

 

  1. Ο παρών Κανονισμός ισχύει από την ημερομηνία, που θα καθοριστεί με απόφαση του Δημάρχου, μετά την έγκριση του παρόντος κανονισμού
  2. Κατά την έναρξη χρήσης του Π.Σ., τα έγγραφα που έχουν πρωτοκολληθεί στο προηγούμενο Π.Σ. ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, θα διατηρήσουν τον αριθμό πρωτοκόλλου που έχουν ήδη λάβει, καθώς το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” θα συνεχίσει την απόδοση αριθμών Πρωτοκόλλου από έναν συγκεκριμένο μεταγενέστερο του τρέχοντος, αριθμό αρχής. Τα ενδιάμεσα πρωτόκολλα (Τέλος προηγούμενου Συστήματος έως Αρχή Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”) θα διαγραφούν (καταργηθούν) με την έκδοση Απόφασης Δημάρχου, μετά από διαπίστωση του εύρους αυτών και εισήγηση της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών, αμέσως μετά την εφαρμογή του νέου Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  3. Μετά την αρχικοποίηση του Π.Σ., οποιαδήποτε αλλαγή και τροποποίηση στα δικαιώματα πρόσβασης των πιστοποιημένων χρηστών (αλλαγή ρόλου), θα πραγματοποιείται με τη διαδικασία που ορίζει η παρ. 8 του άρθρου 5, με επισυναπτόμενα τα διοικητικά έγγραφα που αποδεικνύουν την θέση του υπαλλήλου και τα καθήκοντα που ασκεί.
  4. Μετά την έκδοση του παρόντος, το Τμήμα , οφείλει να ελέγξει εάν έχει καταχωρηθεί το σύνολο του προσωπικού που υπηρετεί σε κάθε οργανική μονάδα και εάν κατέχει τη σωστή θέση. Στην περίπτωση που διαπιστωθούν διαφορές υποβάλλεται τεκμηριωμένο αίτημα διόρθωσης/αλλαγής , και ελέγχεται εκ νέου η ορθή και σωστή στελέχωση της μονάδας, καθώς και η σωστή θέση που έχει αποδοθεί στους υπαλλήλους αυτής.
  5. Κατά την έναρξη εφαρμογής του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, η διαχείριση των χρηστών θα πραγματοποιείται από το Υπουργείο Εσωτερικών και θα περιέλθει στο Δήμο Σικυωνίων κατόπιν απόφασης του αρμόδιου οργάνου.

 

Άρθρο Τελευταίο

Επικαιροποίηση και Τροποποιήσεις του παρόντος Κανονισμού

 

  1. Ο παρών Κανονισμός δύναται να τροποποιείται, να επεκτείνεται, να ενσωματώνει νέες διαδικασίες κτλ στο μέλλον, με την έκδοση νεότερης Απόφασης του Δημάρχου Σικυωνίων.
  2. Κάθε νεότερη έκδοση αυτού , θα ενσωματώνει τις προσθήκες ή/και αλλαγές επί του παρόντος σε πλήρη μορφή, προκειμένου ο τελευταίος να αποτελεί μοναδικό σημείο αναφοράς για το σύνολο των οργανικών μονάδων και των χρηστών του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” του Δήμου Σικυωνίων με προσθήκη παραρτήματος με τις αλλαγές που επήλθαν

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α

Εξαιρέσεις και Περιορισμοί στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”

 

  1. Εξαιρούνται του πεδίου εφαρμογής του παρόντος και δεν διακινούνται σε κανένα σημείο της διαδικασίας ηλεκτρονικά τα εισερχόμενα ή εξερχόμενα (σχέδια και τελειωμένα) έγγραφα που έχουν διαβάθμιση «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ» και άνω, για τα οποία εξακολουθεί να εφαρμόζεται η ισχύουσα συμβατική (έντυπη) διαδικασία σε όλα τα στάδια αυτής, περιλαμβανομένης και της πρωτοκόλλησης μέχρι την έκδοση νεότερης απόφασης (κανονισμού) που θα ενσωματώνει και την διαχείριση των Εμπιστευτικών Εγγράφων στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”.
  2. Δεν παράγονται και δεν διακινούνται μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” :
    1. Έγγραφα τα οποία είτε δεν δύνανται να διακινηθούν ηλεκτρονικά (π.χ. δικαιολογητικά διαγωνισμών, φάκελλοι υποθέσεων προς δικαστικές αρχές κλπ.) είτε επιβάλλεται από την κείμενη νομοθεσία να βρίσκονται σε πρωτότυπη μορφή (όπως δικαιολογητικά δαπανών κλπ.).
    2. Έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα.
  • Έγγραφα που αφορούν την έγκριση μετακίνησης υπαλλήλων και στελεχών (π.χ. δελτία κίνησης) του Δήμου Σικυωνίων.
  1. Τα μηχανογραφημένα εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, οι φορολογικές βεβαιώσεις και οι μισθοδοτικές καταστάσεις και οι Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ)
  2. Οι καταστάσεις εκκαθάρισης δαπανών.
  3. Τα Χρηματικά Εντάλματα  Πληρωμής και Προπληρωμής.

Τα έγγραφα αυτά μπορούν να ψηφιοποιούνται από τον τελικό αποδέκτη ή συντάκτη (οργανική μονάδα) για λόγους ασφαλείας (π.χ. επανασύσταση εγγράφου μετά από καταστροφή)

  1. Δεν παράγονται αλλά δύναται να διακινηθούν μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” εφόσον έχουν ψηφιοποιηθεί :
    1. Έγγραφα που συνυπογράφονται από χρήστες εκτός Π.Σ.”ΙΡΙΔΑ”
    2. Αποφάσεις Επιτροπών με αποφασιστική αρμοδιότητα
  • Έγγραφα που απαιτούν συνυπογραφή προσωπικού ιδίου επιπέδου ιεραρχίας (πχ αυτοψία)
  1. Πρακτικά Συσκέψεων και Υπηρεσιακών Επιτροπών
  2. Αιτήσεις Αδειών των εργαζομένων (συγκεντρωτικό έντυπο αδείας)
  1. Για τα έγγραφα των παραγράφων 2 και 3 του ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ Α, λαμβάνεται ηλεκτρονικό πρωτόκολλο μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, χωρίς όμως αυτά να αναρτώνται σε αυτό. Δεν κωλύεται η ηλεκτρονική σύνταξη, διακίνηση και υπογραφή των εγγράφων με τα οποία διαβιβάζονται έγγραφα που εμπίπτουν στις προηγούμενες κατηγορίες.
  2. Έγγραφα που υπογράφονται ατομικά από το προσωπικό του Δήμου Σικυωνίων (όπως ατομικές αναφορές-καταγγελίες υπαλλήλων προς/κατά προϊσταμένους ή/και τρίτους) υπογράφονται και διακινούνται σε έντυπη μορφή μέσω του Εμπιστευτικού Πρωτοκόλλου του Δήμου, ώστε να συνδέονται με το φυσικό πρόσωπο που τα υπογράφει και όχι με συγκεκριμένα καθήκοντα, για λόγους διασφάλισης του εμπιστευτικού χαρακτήρα αυτών. Εφόσον δεν εμπίπτουν στις περιπτώσεις των προηγούμενων παραγράφων, η περαιτέρω διαχείριση τέτοιων εγγράφων (όπως η πρωτοκόλληση, χρέωση και απάντηση επί αυτών) γίνεται κανονικά μέσω του Π.Σ. του άρθρου 3, κατόπιν ψηφιοποίησης.
  3. Η υπηρεσιακή αλληλογραφία των επιτροπών που συγκροτούνται από τις Υπηρεσίες του Δήμου Σικυωνιων καθώς και η υπηρεσιακή αλληλογραφία που παράγεται εν ώρα ελέγχου και αυτοψίας των Υπηρεσιών εξαιρείται της διακίνησης μέσω του Π.Σ. ΙΡΙΔΑ. Ομοίως δεν κωλύεται η ηλεκτρονική σύνταξη, διακίνηση και υπογραφή των εγγράφων με τα οποία διαβιβάζονται έγγραφα που εμπίπτουν στις προηγούμενες κατηγορίες του παρόντος περίπτωσης
  4. Οι υπηρεσίες του Δήμου που χρησιμοποιούν «κάθετες εφαρμογές» άλλων Πληροφοριακών Συστημάτων (πχ e-Άδειες, Staff, Q-Prime, ΚΕΠ-Υγείας, λοιπές εφαρμογές κτλ.) για την διεκπεραίωση υποθέσεων αρμοδιότητάς τους, συνεχίζουν την χρήση αυτών παράλληλα με το ΙΡΙΔΑ εφόσον αυτό δεν αντικαθιστά τις υπάρχουσες λειτουργίες τους

 

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β

Χρήση του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” σε ειδικές διαδικασίες διακίνησης και προσυπογραφής εγγράφων

 

Μελέτες – Πρωτογενή και Τεκμηριωμένα Αιτήματα

Υπηρεσιακά έγγραφα πολλών σελίδων (όπως μελέτες έργων – προμηθειών κ.λ.π.), θα λαμβάνουν αριθμό  πρωτοκόλλου στο ΙΡΙΔΑ και θα διακινούνται σε έντυπη μορφή.

Έκδοση Αποφάσεων Μονομελών Οργάνων

  1. Η διαδικασία που περιγράφεται ακολούθως εφαρμόζεται για την έκδοση Αποφάσεων Μονομελών Οργάνων (Δήμαρχος, εξουσιοδοτημένοι Αντιδήμαρχοι και Προϊστάμενοι Διευθύνσεων ή/και Αυτοτελών Τμημάτων) εφόσον απαιτείται Αριθμοδότηση αυτών, εκτός του αριθμού Πρωτοκόλλου .
  2. Γενικά, σε όλη την πορεία του σχεδίου απόφασης, από τη δημιουργία του μέχρι τη διεκπεραίωση, ακολουθούνται τα βήματα που περιγράφονται στα άρθρα 10-11 και 14-16 του παρόντος, με την επιλογή στον τύπο εγγράφου “Απόφαση”. Συμπληρωματικά, ειδικά για το σχέδιο απόφασης μονομελούς οργάνου επισημαίνονται τα εξής:
  3. i) Υπογράφοντες: Ο συντάκτης του σχεδίου απόφασης, αφού ορίσει τους ανώτερους ιεραρχικά υπογράφοντες κατά σειρά, προσθέτει στο τέλος προς γνωμοδότηση την Κεντρική Γραμματεία του Δήμου.
  4. ii) Αποδέκτες: Ο συντάκτης του σχεδίου απόφασης, αφού ορίσει τους αποδέκτες της τελικής απόφασης, προσθέτει στο τέλος και ως αποδέκτη προς κοινοποίηση την Κεντρική Γραμματεία του δήμου, προκειμένου η τελευταία να παραλάβει και να αρχειοθετήσει την Απόφαση στο σχετικό Βιβλίο Αποφάσεων του μονομελούς οργάνου.

iii) Αριθμοδότηση: Εφόσον έχει υλοποιηθεί το ως άνω βήμα (i), μετά την προσυπογραφή του σχεδίου απόφασης από τον τελικό υπογράφοντα, αυτό προωθείται αυτόματα μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” στην Κεντρική Γραμματεία προς “γνωμοδότηση”. Ως “γνωμοδότηση” εδώ, εννοείται η απόδοση του Αριθμού Απόφασης εκ μέρους της Κεντρικής Γραμματείας και όχι η παροχή σύμφωνης ή μη γνώμης επί του σχεδίου Απόφασης. Η Κεντρική Γραμματεία, αφού ελέγξει ότι έχει τηρηθεί η προβλεπόμενη από τη νομοθεσία σειρά υπογραφόντων, υπογράφει ηλεκτρονικά μέσω του οικείου πεδίου του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” την τελευταία έκδοση του εγγράφου που της τίθεται υπόψη καταχωρώντας τον Αύξοντα Αριθμό της απόφασης στο πεδίο «Σχόλια» που συνοδεύει την κάθε υπογραφή , όπως ο Αριθμός αυτός προκύπτει από τα τηρούμενα βιβλία αποφάσεων μονομελών οργάνων που τηρεί.

  1. iv) Ολοκλήρωση: Μετά την υπογραφή του σχεδίου απόφασης από την γνωμοδοτούσα Κεντρική Γραμματεία, αυτό αποστέλλεται με αυτοματοποιημένο τρόπο, μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, στον συντάκτη του εγγράφου και θεωρείται ολοκληρωμένο. Ο συντάκτης, αφού ενημερωθεί (α) για την τελική λίστα αποδεκτών του εγγράφου (από τους δηλωμένους στο Π.Σ. αποδέκτες) και (β) για τον Αριθμό Απόφασης που αποδόθηκε στο έγγραφο (μέσω των Σχολίων που καταγράφονται στο Ιστορικό του σχεδίου), πρωτοκολλεί το έγγραφο. Αντλεί το έγγραφο από το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, ενημερώνει επί αυτού τους τελικούς αποδέκτες και τον αριθμό απόφασης και το αποθηκεύει με τη μορφή «Έτος-Αριθμός Πρωτοκόλλου-Απόφαση-Μονομελές Όργανο-ΧΧΧ» (πχ : 2019-14567-Απόφαση-Δημάρχου-217). Το αναρτά στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” αντικαθιστώντας το υπάρχον και το προωθεί στην καθ’ ύλην αρμόδια πύλη του Π.Σ. προς περαιτέρω διεκπεραίωση. Η Κεντρική Γραμματεία, στην οποία κοινοποιείται το τελικό έγγραφο εφόσον έχει υλοποιηθεί το ως άνω βήμα (ii), αποθηκεύει ηλεκτρονικά την τελική απόφαση.

Σύνταξη και Διακίνηση Ηλεκτρονικών Σχεδίων Εισηγήσεων προς Συλλογικά Όργανα

  1. Η διαδικασία που περιγράφεται ακολούθως εφαρμόζεται για τη σύνταξη και διακίνηση ηλεκτρονικών σχεδίων Εισηγήσεων προς Συλλογικά Όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κτλ.)
  2. Γενικά, σε όλη την πορεία του σχεδίου εισήγησης, από τη δημιουργία του μέχρι τη διεκπεραίωση, ακολουθούνται τα βήματα που περιγράφονται στα άρθρα 10-11 και 14-16 του παρόντος, με την επιλογή στον τύπο εγγράφου “Εισήγηση Συλλογικού Οργάνου”. Συμπληρωματικά, ειδικά για το σχέδιο Εισήγησης προς Συλλογικό Όργανο επισημαίνονται τα εξής:
  3. i) Υπογράφοντες: Ο συντάκτης του σχεδίου Εισήγησης ορίζει τους ανώτερους ιεραρχικά υπογράφοντες κατά σειρά
  4. ii) Αποδέκτες: Ο συντάκτης του σχεδίου Εισήγησης ορίζει αποδέκτη την Γραμματεία Συλλογικών Οργάνων, προκειμένου η τελευταία να παραλάβει και να εισάγει την υπογεγραμμένη Εισήγηση στην Ημερήσια Διάταξη του Συλλογικού Οργάνου.

iii) Ολοκλήρωση: Μετά την υπογραφή του σχεδίου Εισήγησης από τον τελευταίο υπογράφοντα, αυτό αποστέλλεται με αυτοματοποιημένο τρόπο, μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, στον συντάκτη του σχεδίου. Ακολούθως, ο συντάκτης πρωτοκολλεί το έγγραφο. Αντλεί το έγγραφο από το Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” και το αποθηκεύει με τη μορφή «Έτος-Αριθμός Πρωτοκόλλου-Εισήγηση-Όργανο-ΧΧΧ» (πχ : 2019-14567-Εισήγηση-ΔΣ-217). Το αναρτά στο Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” αντικαθιστώντας το υπάρχον και το διανέμει. Εφόσον έχει ακολουθηθεί το ως άνω βήμα (iii) το σχέδιο Εισήγησης αποστέλλεται με αυτοματοποιημένο τρόπο, μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ”, στην Γραμματεία Συλλογικών Οργάνων.

 

Β. Κ ο ι ν ο π ο ι ε ί, την παρούσα απόφαση στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου Σικυωνίων για τις  δικές τους ενέργειες  

Συντάχθηκε και υπογράφεται

Η  παρούσα  Απόφαση έλαβε αυξ. αριθ. 66/2021

Ο Πρόεδρος                         Τα μέλη

Ακριβές Απόσπασμα

Κιάτο 24.05.2021                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

O ΠΡΟΕΔΡΟΣ

 

ΝΙΚΟΛΑΟΣ  Ε.  ΣΚΑΡΜΟΥΤΣΟΣ         

Related Posts

οπτική ταυτότητα αποφάσεων δημοτικού συμβουλίου

392/2017 Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου

Δήμος Σικυωνίων
οπτική ταυτότητα αποφάσεων δημοτικού συμβουλίου

313/2017 Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου

Δήμος Σικυωνίων
οπτική ταυτότητα αποφάσεων δημοτικού συμβουλίου

157/2016 Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου

Δήμος Σικυωνίων